Akten vernichten: Das müssen Sie beachten

Einmal im Jahr angesammelte Stapel auf dem Schreibtisch  sortieren und die eine oder andere Altlast wegwerfen? Beim Akten vernichten gibt es einiges zu beachten. Denn nicht alle Unterlagen, Datenträger oder Papiere können einfach so in den Müll wandern. Der Gesetzgeber regelt für geschäftliche Unterlagen, wie lange diese aufbewahrt werden müssen und wie Dokumente vernichtet werden müssen. Welche Vorschriften gelten für das Akten vernichten – und welche Sicherheitsstufen in Zusammenhang mit Aktenvernichtern gibt es?

Akten vernichten: Die Aufbewahrungsfristen

Der Gesetzgeber schreibt vor, welche Daten wie lange aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen für Akten können je nach Art der Dokumente und den geltenden rechtlichen Anforderungen variieren. Hier sind einige allgemeine Richtlinien für häufig vorkommende Arten von Dokumenten:

1. Steuerunterlagen: Steuerunterlagen sollten in der Regel für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden, um die Einhaltung von Steuergesetzen und die Möglichkeit von Prüfungen zu gewährleisten. Die genaue Aufbewahrungsfrist kann je nach Land und Art der Steuererklärung variieren, beträgt jedoch in der Regel etwa 7 Jahre.
2. Finanzunterlagen: Bankunterlagen, Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszüge und andere Finanzdokumente sollten ebenfalls für einige Jahre aufbewahrt werden, um die Nachverfolgung von Transaktionen und die Beilegung von Streitigkeiten zu ermöglichen. Die empfohlene Aufbewahrungsfrist beträgt normalerweise etwa 3 bis 7 Jahre.
3. Personalakten: Personalakten von Mitarbeitern sollten gemäß den geltenden Arbeitsgesetzen aufbewahrt werden. Dies kann je nach Land und den spezifischen Bestimmungen variieren, beträgt jedoch häufig mehrere Jahre nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses.
4. Verträge und Vereinbarungen: Verträge, Vereinbarungen und andere rechtliche Dokumente sollten so lange aufbewahrt werden, wie sie für potenzielle Rechtsstreitigkeiten oder zur Klärung von Vereinbarungen relevant sein könnten. Dies kann je nach Art des Vertrags und den geltenden Verjährungsfristen variieren.
5. Medizinische Aufzeichnungen: Medizinische Unterlagen sollten gemäß den Datenschutzbestimmungen und den Richtlinien der Gesundheitsbehörden aufbewahrt werden. Die genauen Aufbewahrungsfristen können je nach Land und Art der Aufzeichnungen unterschiedlich sein, betragen jedoch oft mehrere Jahre.

Informieren Sie sich vor dem Vernichten von Akten unbedingt über die jeweils geltenden, gesetzlichen Vorschriften. Das können Sie beispielsweise bei Regierungs- und Behördenwebsites, bei branchenspezifischen Organisationen und Berufsverbänden, bei Rechtsanwälten und Steuerberatern oder anderen Fachexperten tun.

Akten vernichten nach ÖNORM S 2109

Die ÖNORM S 2109 zur Akten- und Datenvernichtung definiert die Sicherheit aller zeitgemäßen Medien sowie die Anforderungen an entsprechende Maschinen und Prozesse der Datenvernichtung.

Die Schutzklassen

Dafür müssen zunächst alle Daten in Schutzklassen eingeteilt werden. Insgesamt unterscheidet die Norm drei Schutzklassen. Sensibel wird es immer dann, wenn es sich in irgendeiner Form um personenbezogene Daten handelt: Dann ist Schutzklasse 1 keine Option mehr.

• • Schutzklasse 1: Diese Schutzklasse ist für allgemeine interne Daten vorgesehen, die eine niedrige bis mittlere Geheimhaltungsbedürftigkeit haben. Dies können beispielsweise Dokumente wie interne Memos, Rundschreiben oder veraltete Unterlagen sein.

• • Schutzklasse 2: Diese Schutzklasse bezieht sich auf sensible interne Daten mit einem mittleren bis hohen Geheimhaltungsbedarf. Hierunter fallen Dokumente wie Mitarbeiterdaten, Kundeninformationen oder Finanzberichte. Hohem Schutz unterliegen auch vertrauliche Daten wie Finanzbuchhaltungsunterlagen, Bilanzen und Jahresabschlüsse sowie interne Reportings.

• • Schutzklasse 3: Diese Schutzklasse betrifft hochsensible Daten mit einem besonders hohen Geheimhaltungsbedarf. Dazu gehören beispielsweise persönliche Identifikationsdaten, medizinische Aufzeichnungen oder vertrauliche Geschäftsstrategien. Sehr hohen Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten haben natürlich auch sensible Daten wie Unterlagen aus Zeugenschutzprogrammen oder Informationen des Bundes und der Länder, aber auch Unterlagen aus Forschung und Entwicklung.

Die Sicherheitsstufen nach ÖNORM S 2109: Akten vernichten nach Norm

Zusätzlich werden nach der ÖNORM S 2109 verschiedene Sicherheitsstufen unterschieden und zwar jeweils nach der Vernichtungsempfehlung. Sie werden den Schutzklassen zugeordnet. Die Schutzklassen und Sicherheitsstufen im Zusammenhang mit der Aktenvernichtung sind eng miteinander verbunden und dienen beide dazu, den Grad der Sicherheit zu definieren, der bei der Vernichtung von Daten gewährleistet wird. Die Schutzklassen werden in der Norm ÖNORM S 2109 definiert, während die Sicherheitsstufen die praktische Umsetzung dieser Klassen darstellen.

Die Sicherheitsstufen werden in einer Kombination aus Buchstaben und Zahlen angegeben. Dabei benennt der Buchstabe die Art des Datenträgers, zum Beispiel P wie Papier  (oder genauer: für Informationen in Originalgröße – Papier, Film, Druckformen). Die Zahl benennt die Partikelgröße, die „hinten aus dem Aktenvernichter“ herauskommt, also quasi die Zerkleinerungsstufe.  Dabei gilt: Je höher die Zahl, desto kleiner die geschredderten Partikel. 

Diese Angabe liest man auch im Zusammenhang mit Aktenvernichtern. Sie gibt an, in welche Partikelgröße die zu vernichtenden Dokumente geschreddert werden. Je höher der Wert, desto kleiner die Partikelgröße nach der Vernichtung, d.h.: Ein Aktenvernichter mit der Angabe P4 zerkleinert die Dokumente in kleinere Partikel als ein Aktenvernichter mit der Angabe P1:

Die Sicherheitsstufen P-1 bis P-7

Der Zusammenhang von Schutzklasse und Sicherheitsstufe

Die Schutzklassen und Sicherheitsstufen sind beide Bestandteile desselben Systems zur Klassifizierung und Bewertung der Sicherheit beim Akten vernichten. Sie arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass die Vernichtung sensibler Daten entsprechend ihrem Schutzbedarf erfolgt.

Schutzklassen: Die Schutzklassen charakterisieren die Sensibilität der zu vernichtenden Daten. Sie geben an, wie wichtig der Schutz der Daten ist und welches Sicherheitsniveau erforderlich ist. Die Schutzklassen reichen von niedriger Sensibilität (Schutzklasse 1) bis hin zu sehr hoher Sensibilität (Schutzklasse 3).

Sicherheitsstufen: Die Sicherheitsstufen, beziehen sich auf die konkreten Methoden und Techniken, die zur Vernichtung der Daten angewendet werden. Jede Sicherheitsstufe definiert bestimmte Parameter wie die Größe der zerkleinerten Partikel oder Streifen, die für die Zerstörung der Dokumente verwendet werden. Diese Stufen werden in Bezug auf die Schutzklassen definiert, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Sicherheitsanforderungen erfüllen.

Die Verbindung zwischen Schutzklassen und Sicherheitsstufen besteht darin, dass bestimmte Sicherheitsstufen einer Schutzklasse zugeordnet werden, um sicherzustellen, dass die Vernichtungsmethoden den Anforderungen an den Schutz sensibler Daten entsprechen. Aus der Grafik ergibt sich die Zuordnung:

Elektronische Akten vernichten (Datenträger)

Bislang haben wir uns im Artikel auf Schriftstücke, also Dokumente aus Papier bezogen. Das spiegelt die heutige Datenhaltung jedoch nur noch bedingt ab. Digitale Daten spielen eine deutlich größere Rolle als noch vor 15 Jahren. Im Zuge der sich wandelnden Medienlandschaft war eine Aktualisierung der bestehenden gesetzlichen Vorschriften zur Gewährleistung einer sicheren Datenvernichtung erforderlich. Daher wurde in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Institut für Normung (DIN), dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit sowie dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und weiteren Beteiligten eine neue Norm entwickelt. Wenn beispielsweise eine CD vernichtet werden soll, eine Festplatte oder ein Speicherstick, dann greift die Vorschrift zur Vernichtung von Datenträgern:

„Büro- und Datentechnik – Vernichtung von Datenträgern“

Andere Formen von Datenträgern unterliegen (natürlich) den selben strengen Bestimmungen, wie sie auch beim Papier vernichten gelten. Je nach Datenträger und Sicherheitsstufe müssen bei der Vernichtung bestimmte Partikelgrößen eingehalten werden, das ist dann wiederum entscheidend für die Wahl des richtigen Aktenvernichters. Die oben genannten und erläuterten Schutzklassen und Sicherheitsstufen gelten auch hier, jedoch unterscheidet man sie nicht nach P-1, P-2 oder P-3 (P wie Papier), sondern nach der Art des Datenträgers, also zum Beispiel O-1, O-2 bis O-7 für sogenannte optische Datenträger, also die Vernichtung von CDs. Lesen Sie im Zusammenhang von Aktenvernichtung also die Klassifizierung H-4, so ist dieser Aktenvernichter in der Lage, eine Festplatte gemäß der Sicherheitsstufen in Partikel mit einer maximalen Fläche von 160 mm² zu shreddern.

Die verschiedenen Arten von Datenträgern

• P – Informationsdarstellung in Originalgröße: Papier, Film, Druckformen
• F – Informationsdarstellung verkleinert: Film, Mikrofilm, Folie
• O – Informationsdarstellung auf optischen Datenträgern: CD/DVD
• T – Informationsdarstellung auf magnetischen Datenträgern: Disketten, ID-Karten, Magnetbandkassetten
• H – Informationsdarstellung auf Festplatten mit magnetischen Datenträger: Festplatten
• E – Informationsdarstellung auf elektronischen Datenträgern: Speicherstick, Chipkarte, Halbleiterfestplatte, mobile Kommunikationsmittel

Akten vernichten: Welches Gerät für was?

Aktenvernichter sollten mehrere Aspekte erfüllen. Die Messer sollten nicht nur Papier vernichten können sondern auch Heftklammern, CD’s und Pappe. Das Fassungsvermögen die Geschwindigkeit, der Arbeitsschutz und die Lautstärke spielen bei der Auswahl ebenfalls eine Rolle.  Wir haben die 4 Aktenvernichter-Modelle in unserem Sortiment in einer Tabelle mit allen relevanten Informationen aufgeführt.

WICHTIG! Nur Aktenvernichter mit Partikelschnitt und ab der Sicherheitsstufe-4 erfüllen die Vorgaben zur Vernichtung von personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO!

Akten vernichten lassen

Nicht immer ist die Inhouse-Lösung beim Akten vernichten die richtige Variante. Viele Unternehmen geben diese Arbeit auch an externe Dienstleister ab und lassen Akten vernichten. Die Entscheidung darüber, ob Akten intern vernichtet werden oder ob man sie extern vernichten lässt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Ressourcen, des Datenschutzbedarfs und der Effizienz. Diese Aspekte spielen bei der Entscheidung eine Rolle:

Interne Aktenvernichtung: Akten vor Ort vernichten

• Ressourcen: Wenn eine Organisation über die erforderlichen Ressourcen verfügt, wie beispielsweise Aktenvernichter und geschultes Personal, kann die interne Aktenvernichtung eine kostengünstige Option sein.
• Sicherheit: Interne Aktenvernichtung bietet direkte Kontrolle über den Vernichtungsprozess und kann dazu beitragen, die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten.
• Zeit: Die interne Aktenvernichtung kann je nach Umfang der zu vernichtenden Akten zeitaufwendig sein und erfordert möglicherweise eine planmäßige Organisation

Externe Aktenvernichtung: Akten vernichten lassen

• Effizienz: Externe Aktenvernichtungsdienste können effizienter sein, insbesondere bei großen Mengen von Dokumenten. Fachunternehmen verfügen oft über spezialisierte Ausrüstung und geschultes Personal, um die Aufgabe schnell zu erledigen.
• Risikominderung: Durch die Nutzung von externen Dienstleistern kann das Risiko menschlicher Fehler minimiert werden, da diese über Erfahrung und Fachkenntnisse in der sicheren Vernichtung von Dokumenten verfügen.
• Compliance: Externe Dienstleister können dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Aktenvernichtung den geltenden Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsstandards entspricht.

In der Regel werden interne Aktenvernichtungsprozesse für kleinere Mengen von Dokumenten oder für regelmäßige, alltägliche Aufgaben verwendet, während externe Dienstleister für größere Projekte oder spezielle Anforderungen wie die Vernichtung vertraulicher Informationen eingesetzt werden können. Letztendlich sollte die Entscheidung zwischen interner und externer Aktenvernichtung basierend auf den individuellen Bedürfnissen und Möglichkeiten der Organisation getroffen werden.

Wo kann man Akten vernichten lassen?

Fachunternehmen für Aktenvernichtung: Es gibt spezialisierte Unternehmen, die sich auf die sichere Vernichtung von Dokumenten spezialisiert haben. Diese Unternehmen bieten oft Vor-Ort-Vernichtungsdienste oder die Abholung von Akten zur Vernichtung an.

Bürodienstleister: Viele Bürodienstleister bieten auch Aktenvernichtungsdienste an. Dies kann Teil ihrer breiteren Palette von Dienstleistungen sein, die sie für Unternehmen anbieten.

Selbstbedienungs-Aktenvernichter: Einige öffentliche Einrichtungen, Bürogeschäfte oder Copyshops verfügen über Selbstbedienungs-Aktenvernichter, die es den Kunden ermöglichen, ihre Dokumente vor Ort zu vernichten.

Kommunale Entsorgungszentren: Einige Kommunen bieten auch Aktenvernichtungsdienste in ihren Entsorgungszentren an. Diese können entweder kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr angeboten werden.

Mobile Aktenvernichtungsdienste: Es gibt auch mobile Aktenvernichtungsdienste, bei denen ein Fahrzeug zu Ihrem Standort kommt und die Dokumente vor Ort vernichtet.