Präsentation erstellen: Flipchart, Whiteboard und Co.

Ganz frei präsentieren liegt den wenigsten. Eine Powerpoint Präsentation lässt sich gut vorbereiten und bietet medial viele Möglichkeiten, bleibt aber für den Zuhörer meist eher statisch. Präsentation erstellen mit Flipchart ist die ideale Methode, um Ihre Vortrag dynamisch und lebendig zu halten und dennoch möglichst wenig dem Zufall zu überlassen. Wir nennen die Vor- und Nachteile der verschiedenen Präsentationstechniken und geben 10 konkrete Tipps für das Präsentieren mit Flipchart.

Die 3 wesentlichen Präsentationstechniken

Es ist nicht jedermanns Sache, das Präsentieren im Büro. Die meisten kommen gut damit klar, mit einem oder auch zwei Kollegen einen neuen Arbeitsablauf, den aktuellen Stand des Projektes oder die verschiedenen Optionen für den Messestand zu diskutieren. Steigt die Zuhörerzahl jedoch und sitzt dann womöglich noch der Chef darunter, steigt auch der Stresspegel. Für die weniger Spontanen unter uns ist gute Vorbereitung dann das A und O. Im Wesentlichen kann auf drei verschiedene Präsentationstechniken zurückgegriffen werden:

• Das freie Präsentieren (gestützt mit z.B. Notizen auf Karteikarten)
• das Präsentieren mit Flipchart
• das Präsentieren mit Powerpoint

und sämtliche Mischformen, die sich daraus bilden lassen. Dabei hat jede der Präsentationstechniken ihre absolute Daseinsberechtigung und ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile. Welches die „richtige“ Präsentationsmethode ist, hängt ab von der Art des Inhalts (Powerpoint, wenn der Inhalt sehr zahlenlastig ist; frei oder am Flipchart, wenn es um die Herleitung eines bestimmten Sachverhalts geht oder die Beantwortung einer konkreten Fragestellung), von den Vorlieben des Präsentators (nicht jeder fühlt sich mit der freien Rede wohl!) und ebenso von den Erwartungen der Zielgruppe.

Die bewährte Präsentationstechnik „Powerpoint“ bietet viele multimediale Möglichkeiten, die eine analoge Präsentation nicht bietet. So können mithilfe von Effekten visuelle Feuerwerke abgefeuert werden; eingebundene Videos übernehmen phasenweise ganz das Präsentieren. Das kann sehr gut funktionieren und trifft die Erwartungshaltung der Zuschauer, die mit Smartphone und kurzen Videoclips tagtäglich konfrontiert sind. Hier liegt aber auch schon ein entscheidender Nachteil dieser Präsentationsmethode: Der Zuschauer bleibt weitestgehend: Passiv!

Flipchart vs. PowerPoint

Sie sind vermutlich auch oft genug Zuhörer bei einer solchen Präsentation gewesen: Der (vermutlich nervöse) Vortragende klickt sich durch eine Reihe sehr aufwändig gestalteter Powerpoint-Folien und liest dabei im schlimmsten Fall Wort für Wort vor, was dort zu sehen ist. Gähn. Zu sehen sind eine Unmenge Daten, die bereits fix und fertig bereitstehen und abgerufen werden. Eine Powerpoint Präsentation erstellen ist durchaus aufwändig und zeitraubend, die Präsentation an sich dann aber eine rein passive Angelegenheit: Friss oder stirb, Zuhörer!

Ganz anders, wenn Sie quasi erst vor den Augen der Zuschauer die Präsentation erstellen. So werden Ihre Zuhörer das Gefühl vermittelt bekommen, gerade bei der Entstehung einer neuen und einzigartigen Idee Zeuge zu sein – oder vielleicht sogar beteiligt zu sein. Ein Redner, der Sie mit einbezieht, der in seiner Präsentation möglicherweise sogar Ideen des Publikums grafisch mit in die Präsentation aufnimmt und sich dabei eines doch ziemlich einfachen Hilfsmittels bedient:

Das Flipchart! Es hat einen leicht rückständigen, etwas chaotischen Ruf, das Flipchart. Bei Brainstorming-Prozessen im kleineren Kreis, ja, schon, aber bei Präsentationen? Unbedingt, finden viele Kommunikationstrainer, darunter auch Andreas Konzack. Auf seiner Webseite erklärt er die Vorteile einer Flipchart-Präsentation gegenüber einer digitalen Präsentation:

Nachteile einer rein digitalen Präsentation

• Abstumpfung: Durch den ständigen Einsatz von digitalen Medien sind wir völlig übersättigt
• Redner im Fokus? Die Berieselung aus dem Beamer lässt keine Interaktion zu
• Gehirn im Schlafmodus: Die Aufmerksamkeitsspanne sinkt drastisch. Beamer an, Augen zu
• Dosenfutter: Instinktiv weiß der Zuschauer, dass die Präsentation Standardware für viele ist
• Klick und weg: Beim nächsten Mausklick verschwindet die Information im Nirvana, sie ist nicht mehr präsent

Vorteile einer Flipchart-Präsentation

• Spannung: Was macht der denn da? Wir brechen die Sehgewohnheit
• Wertschätzung: Sie tun etwas für Ihr Publikum, ganz exklusiv im Hier und jetzt. Durch dieses Gefühl „Das hat er für mich gemacht“ entsteht eine Bindung
• Perfekte Gedankenstütze, immer präsent: Was Sie im Verlauf der Präsentation brauchen, ist auch für Sie stets sichtbar
• Individuell: Sie können vollkommen individuell den Bedarf auf Ihr Publikum ausgerichtet abdecken

Also alles dem Zufall überlassen? Spontan sein?

Nein. Während bei einem Brainstorming tatsächlich, noch reichlich ungeordnet und spontan, Ideen und Stichpunkte auf dem Flipchart oder Whiteboard notiert werden, kann eine geplante Präsentation mit dem Flipchart genauso gut vorbereitet werden wie eine digitale Präsentation. Und so können Sie am Flipchart eine Präsentation erstellen: Beginnen Sie mit einem Deckblatt, legen Sie dem Publikum Ihre Gliederung dar und üben Sie den Ablauf und die Zeichnungen einfach vorab. Überlegen Sie sich, eventuell auch mit einem „Testpublikum“, welche Fragen Sie Ihrem Publikum stellen können. Wenn Sie es geschickt anstellen, können Sie durch die richtige Fragestellung genau die erwünschten Einwände und Beiträge „provozieren“. Keine Angst vor ein paar Sekunden Stille, sie sind schwer auszuhalten, bauen aber auch Spannung auf. Und kommt tatsächlich keine Antwort, geben Sie sie selber: „Gehen wir doch mal davon aus, es verhält sich so…“.

Flipchart und Whiteboard: Was ist was?

In den meisten Büros findet man eine Mischform, weswegen die beiden Begriffe auch oft synonym verwendet werden. Der Unterschied liegt in der Oberfläche, die beschrieben wird:  Das Flipchart ist ein „staffeleiartiges“ Gestell (meist mit Rollen), an dem ein Papier-Block mithilfe einer Klemme oder auch Steckern eingehängt werden kann. Beschrieben wird also das Papier. Ist es voll, wird weitergeblättert. Das „Brett“, das die Klemme bzw. die Aufhängevorrichtung für den Flipchart-Block trägt, ist oft ebenfalls beschreibbar und somit als Whiteboard nutzbar. Dafür muss die Oberfläche lackiert oder emailliert sein, so dass sie mit bestimmten Whiteboard-Markern beschreibbar und anschließend abwischbar ist. Beim Whiteboard wird also direkt auf die Oberfläche geschrieben und anschließend wieder abgewischt, um neue Schreibfläche zu erhalten.

Wie groß ist ein Flipchart Papier?

Papier für ein Flipchart ist in der Regel im Format A1. Das ist mit den Maßen 84 cm × 59 cm acht mal so groß wie ein DIN A4 Papier.

Welche Stifte fürs Schreiben auf Flipchart?

Whiteboardmarker sind Permanentmarker – also nicht abwischbar! Achten Sie also darauf, für jede Anwendung die richtigen Stifte zu verwenden. Edding empfiehlt für das Schreiben auf Flipchart Stifte mit Keilspitze für das klarere Schriftbild, und nennt darüber hinaus diese Tipps für das Erstellen einer Präsentation mit Flipchart:

Tipps für Ihre Präsentation am Flipchart: Die Gestaltung!

1: Nutzen Sie Marker mit Keilspitze fürs Schreiben auf dem Whiteboard (ein ausdrucksstarkes, klares Schriftbild erhalten Sie, wenn Sie den Stift im 45-Grad-Winkel zum Block halten) und Marker mit Rundspitze für Zeichnungen und Grafiken.

2: Schreiben Sie in Druckschrift. Das hat für Ihre Zuhörer mehrere, entscheidende Vorteile: Zum einen ist der Text so auch auf die Entfernung deutlich besser lesbar, zum anderen lässt man sich beim Schreiben mehr Zeit als beim „flüchtigen“ Schreiben in Handschrift. Ihr Publikum hat so mehr Zeit, um Mitzudenken und Mitzuschreiben. Der wichtigste Vorteil: Wir sind es gewohnt, mit Texten in Druckschrift zu arbeiten. Sie sind daher um einiges einprägsamer als die Handschrift (einer anderen Person). Schreiben Sie deutlich, sauber und gleichmäßig.

3: Kombinieren Sie Groß- und Kleinbuchstaben. Das entspricht ebenfalls unseren Seh- bzw. Lesegewohnheiten und ist damit um einiges leichter lesbar als ein Text rein in Großbuchstaben. Zum Hervorheben einzelner BEGRIFFE ist die Verwendung von Großbuchstaben (Majuskeln) natürlich super geeignet.

4: Teilen Sie Ihre Schrift gedanklich ein in Ober-, Mittel-, und Unterlänge. Halten Sie die Ober- und Unterlängen kleiner bzw. kürzer als die Mittellängen. Spart Platz – und ist besser lesbar!

5: Merken Sie, dass Sie mit einem Wort Richtung Rand geraten, arbeiten Sie lieber mit Trennstrichen und einer weiteren Zeile, als zum rechten Rand hin kleiner zu werden bw. zu quetschen.

6: Achten Sie auf Zwischenraum zwischen den Zeilen, sodass die Textzeilen klar visuell getrennt sind (siehe auch Punkt4: Kleine Ober- und Unterlängen)

7: Est Schreiben, dann markieren, umrahmen etc.

8: Bereiten Sie den Aufbau einzelner Charts vor. So ist die Gliederung für Ihre Zuhörer, aber auch für Sie absolut klar – und Sie können im Vorfeld die Charts mit mehr Zeit liebevoll gestalten. Wenn Sie beispielsweise ein Blatt „halb vorbereiten“, ist direkt klar, wo Sie mit Ihrem Vortrag „hinwollen“:

Hier finden Sie weitere tolle Ideen zur optisch ansprechenden und einprägsamen Gestaltung einer Präsentation mit Flipchart.

9: Arbeiten Sie mit Post-it’s: Eine super Methode, um Ihre Zuhörer mit einzubeziehen und den Prozess dynamisch zu halten: Die Post-it’s können während des Vortrags immer wieder neu umgruppiert und zugeordnet werden!

10: Arbeiten Sie mit Farben, verschiedenen Schriftarten und Symbolen, um thematisch zu strukturieren.

Präsentation erstellen mit Flipchart: Welche Materialen brauche ich?

Diese Fragen beatworten Sie sich, bevor sie die Präsentation erstellen, denn: Zur guten Vorbereitung gehört auch, dass Sie sich alle Materialien bereitlegen und auf Funktionalität prüfen…

Der Flipchart-Block

Haben Sie ausreichend viele Seiten im Flipchart-Block? Zur Sicherheit nehmen Sie einen Block als Ersatz mit. Vielleicht möchten Sie Flipchart-Seiten vorbereiten, um während der Präsentation darauf zurückzugreifen (und ggf. vor Publikum weiterzuentwickeln)? Dann verstärken Sie besser vorab die Aufhänge-Löcher sowie die Papierränder mit unsichtbarem Klebeband. Bei der Präsentation mit dem Whiteboard vorab darauf achten dass ein sauberer Schwamm zur Hand ist, es gibt nichts ärgerlicheres als ein verschmiertes Board!

Schreibmaterial

Mit welchen Stiften möchten Sie arbeiten? Gut sichtbare Marker wie Edding, Textmarker und Co sind unabdingbar! Achten Sie aber auch auf die Papierqualität der Flipchart-Blätter, wenn das Geschriebene nämlich auf die nächste Seite durchdruckt ist das unschön! Ein weicher Bleistift vermeidet das Reißen des Papiers und ermöglicht dickere Zeichenlinien. Unbedingt auch mitnehmen: Radiergummi und Korrekturstift oder Korrekturroller. Bei der Arbeit mit dem Whiteboard unbedingt darauf achten dass man die passenden Stifte benutzt, die sich dann auch sauber mit dem Schwamm abwischen lassen.

Markieren

Vermutlich möchten Sie während der Präsentation auch auf bereits bemalte Seiten zurückgreifen. Im Idealfall können Sie die beschriebenen Blätter im Raum aufhängen (mithilfe von Krepp-Klebeband beispielsweise). Sollte dies nicht möglich sein, markieren die die Blätter im Block mit farbigen Post-it. Das erleichtert das Wiederfinden im Block. Post-its sind auch sehr gut für die Präsentation am Whiteboard geeignet zum Markieren und Hervorheben. Bei der Arbeit mit Whiteboard sind auch Magnete hilfreich, mit Ihnen lassen sich vorbereitete Materialien prima anpinnen.

Flipchart-Papier archivieren

Ein Schwachpunkt der Flipchart-Präsentation gegenüber der Powerpoint-Methode ist das Archivieren und das Bereitstellen der Präsentation für die Teilnehmer. Fotografieren Sie im Anschluss an die Präsentation die Flipchart-Seiten ab, präsentieren Sie am Whiteboard, haben Sie am Besten im Publikum einen „Fotografen“ der die Tafeln fotografiert. Die einzelnen Bilddateien fügen Sie dann in einer pdf-Datei zusammen, die Sie an die Teilnehmer versenden können.

Das benutzte Flipchart-Papier selber lösen Sie vom Block und rollen sie ein. In einem Versandrohr, von außen sichtbar beschriftet, entsteht so nach und nach ein richtiges Archiv.

Bereiten Sie ein gutes Handout vor, dass die Teilnehmer im Anschluss an die Präsentation mitnehmen können. Das Handout kann ebenfalls von Hand „gescribbelt“ und eingescannt werden, falls sie die Präsentation digital brauchen.

Bei einer Präsentation ist das Handout im Grunde eine Visitenkarte. Es wird im Anschluss an die Präsentation mit an den eigenen Schreibtisch genommen, es dient als Leitfaden in Besprechungen mit den Kollegen oder dem Chef. Der Verlockung, einfach die Powerpoint-Folien auszudrucken, sollten Sie jedoch widerstehen. Sie haben sich viel Mühe gegeben, die entsprechende Idee auszuarbeiten? Dann muss ein gutes Handout auch „alleine“ funktionieren, es muss Ihre Idee auch an Dritte vermitteln können. Greifen Sie daher hier auf ganze Sätze und (knappen) Fließtext zurück. Bei der eigentlichen Präsentation, egal ob digital oder am Flipchart, sind Stichpunkte empfehlenswert. Hier kann das Handout sogar helfen: Mit der Gewissheit, den Zuhörern die Inhalte des Vortrages im Handout schriftlich mit auf Weg geben zu können, fällt es leichter die Präsentation klar und textfrei zu halten.

Präsentation erstellen: Was macht ein gutes Handout aus?

Selbstverständlich ist es hier auch das Auge, das mit entscheidet. Sie sollten sich also im Vorfeld, neben der Vorbereitung Ihrer Präsentation, auch Gedanken machen, was Sie Ihren Zuhörern „mit an die Hand“ geben möchten. Ein gutes und visuell stark ansprechendes Deckblatt ist dabei so essentiell wie die gute Produktverpackung im Supermarkt.

• Das Deckblatt: Was steht im Zentrum der Präsentation? Was ist die Fragestellung? Wenig Text: Vielleicht finden Sie Bilder, die die Idee, das Projekt oder das Thema auf dem Deckblatt visualisieren?

• Die Gliederung: Geben Sie einen knappen Einblick in den Aufbau. Bei einem vielseitigen Dokument hilft die Gliederung mit Seitenangaben, sich schnell zurechtzufinden.

• Hauptteil: Bei der Ausführung Ihrer Lösungs-Ausarbeitung untergliedern Sie in Zwischenunterschriften. Das erleichtert das Lesen und dient der besseren Orientierung im Dokument. Zahlen, die Ihre These untermauern, möglichst in Schaubildern, Grafiken oder Diagrammen darstellen.
• Fazit: Bringen Sie Ihren Lösungsvorschlag, Ihre Handlungsempfehlung oder Ihre Sichtweise zur Problemstellung in aller Kürze auf den Punkt. Im Zweifel reicht hier ein Satz!

Bündeln, heften, tackern?

Wie wird aus der Loseblatt-Sammlung ein kompaktes und vorzeigbares Dokument? Diesem Punkt sollten Sie einige Aufmerksamkeit widmen. Die Art und Weise, wie Sie Ihr Handout präsentieren, lenkt die Aufmerksamkeit und die Wertschätzung, die ihm entgegengebracht wird. Klar, es gibt Inhalte und Gelegenheiten, da ist es völlig ausreichend, die Blätter zu tackern oder zu klammern. Deutlich haltbarer und hochwertiger sind Ihre Unterlagen jedoch, wenn Sie sie binden, zum Beispiel mit einer Spiralbindung. Die Binderücken geben Ihren Dokumenten einen professionellen Rahmen und sind mithilfe eines Bindegerätes, mit dem Sie sowohl stanzen als auch binden können, ganz einfach selbst anzubringen. Verwenden Sie im gesamten Dokument hochwertiges Papier und denken Sie an ein Deckblatt und einen Rücken mit einer hohen Grammatur (z.B. 250g/m²).

Handout vor oder nach dem Präsentieren?

Bei der Frage, ob Sie das Handout bereits vor der Präsentation an die Teilnehmer verteilen möchten oder ob es als Zusammenfassung und Gedächtnisstütze im Anschluss mit auf den Weg gegeben wird, gibt es durchaus kontroverse Ansichten. Klar, hat der Zuhörer das Handout bereits während Ihres Vortrages vor sich, wird er oder sie in den Unterlagen blättern und „mitlesen“. Das lenkt vom eigentlichen Vortrag ab. Eine Studie* zu dieser Frage jedoch ergab, dass Zuhörer mit Handout und solche, die das Handout erst im Anschluss an den Vortrag erhielten, den Inhalt gleichermaßen gut erinnerten. Zudem empfinden es viele als angenehm, bereits während des Vortages im Handout eigene Notizen und Ergänzungen machen zu können. Es ist also eine individuelle Entscheidung wann man das Handout ausgibt.

Weiterführende Links zum Thema „Richtig präsentieren mit Flipchart“:

Präsentation am Flipchart
Handout im Anschluss an die Präsentation ausgeben
Handout vor der Präsentation ausgeben
englischsprachige Studie zum Thema Handout-Ausgabe