Büroorganisation

Wie gelingt die richtige Büroorganisation? Die Anforderungen sind komplex, Multi-Tasking an der Tagesordnung. Um sich im Büro nicht zu „verzetteln“ hilft die richtige Büroorganisation. Doch was genau gehört da denn alles dazu? Wir geben Tipps, vom richtigen Büroablagesystem bis hin zur Archivierung, von der Gestaltung der Büroflächen bis hin zur richtigen Büroausstattung, vom der Priorisierung der Aufgaben bis hin zur (digitalen) Kommunikation.

Zuallererst: Büroorganisation durch Priorisierung

„Alles eine Frage der Organisation!“ – diese Antwort erhält man häufig, wenn man Personen danach fragt, wie sie komplexe und vielschichtige, manchmal einander widersprechende Abläufe geregelt kriegen. Kind und Karriere oder die Krankheitsvertretung für zwei Kollegen während der Endphase des eigenen Projekts – oft ist am Ende des Tages noch einiges an Aufgaben übrig. Kein gutes Gefühl, sich so aufreiben zu müssen. Aber auch Grund für Stolz und „inneres Schulterklopfen“, weil es eben doch meistens ganz gut klappt – mit der richtigen Büroorganisation!

Die zwei Zauberworte für Gelassenheit auch während stressigen Phasen lauten: Prioritäten setzen und gute Organisation. Für eine effektive Büroorganisation ist also das Priorisieren der anstehenden Aufgaben unabdingbar. Zum Priorisieren von Aufgaben gibt es die unterschiedlichsten Ansätze. Nach dem Eisenhower-Prinzip werden die anstehenden Jobs nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt. Heißt:

Das Eisenhower-Prinzip

1. Aufgaben, die wichtig sind und eine knappe Deadline haben, werden sofort angegangen (Prio 1)
2. für die Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht ganz so eilig sind (Prio 2), wird ein konkreter Zeitraum geplant,
3. Aufgaben, die nicht von großer Wichtigkeit, aber dennoch eilig sind (Prio 3), werden deligiert und
4. Aufgaben, die weder wichtig noch eilig sind (Prio 4), kommen auf die „nice-to-have“ Liste und werden zu passender Zeit wieder hervorgeholt (bzw. nicht selten: gecancelt)

Die Pareto-Methode

Ähnlich,und doch ein klein wenig anders, wird nach dem Pareto-Prinzip priorisiert. Hier werden benötigte Ressourcen (vorrangig Zeit, aber auch andere nötige Arbeitsmittel) und der erwartete Nutzen/ Effekt ins Verhältnis gesetzt:

1. Ist die Aufgabe ohne großen zeitlichen Aufwand zu verwirklichen, die nötigen Ressourcen zur Hand und verspricht, große Wirkung zu haben? –> Quick win, sofort angehen! (Prio 1!)
2. Ist die Aufgabe zwar zeitintensiv, aber wird ihre Erledigung einen großen Nutzen für unser Ziel bedeuten? (Prio 2)
3. Ist die Aufgabe schnell erledigt, aber in ihrer Wirkung vermutlich eher gering? (Prio 2)
4. Ist die Aufgabe sehr zeitintensiv und verspricht eine eher geringe Wirkung? (Prio 3) – das hat Zeit!

Laut Pareto-Prinzip sind es oft die einfachen Dinge, die die größte Wirkung erzielen, oder anders: Mit nur 20% des Inputs können rund 80 % des Ertrags erzielt werden. Diese Aufgaben (relativ geringer Einsatz für ganz viel Ergebnis) gilt es zu identifizieren und anzugehen. Die restlichen 20% Ergebnis, die nur unter großem Einsatz an Zeit (oder anderen Ressourcen) zu erreichen sind, werden dann im nächsten Schritt angegangen.

Ein extrem effektiver Ansatz fürs Zeitmanagement: Bestimmen Sie anhand Ihrer Aufgabenliste diejenigen Tasks, die die größte Auswirkung auf Ihr (Tages-) Ziel haben. Beurteilen Sie dabei auch den Einfluss, den die Erledigung der Aufgabe auf andere, nachfolgende Aspekte hat. Zum Beispiel: Der Kollege wartet auf eine Info, die Sie in einem 5-minütigen Telefonat herausfinden können – um dann an seiner Aufgabe weiterarbeiten zu können? Auch das ist ein wichtiger Aspekt der Büroorganisation: Behalten Sie das „Drumherum“, das große Ganze, im Blick. Denn:

Büroorganisation mithilfe des richtigen Büroablagesystems

Im Büroalltag beispielsweise lässt sich enorm viel Zeit (und auch Nerven) sparen, wenn die Ablagestruktur stimmt. Rund ein Jahr seines Lebens verbringt der Mensch mit der Suche nach verloren gegangenen Dingen – unvorstellbar was wir mit dieser Zeit alles anfangen könnten! Um Struktur in die Bürounterlagen zu bekommen, gibt es verschiedene Ansätze. Haben Sie und Ihre Kollegen einmal die für sie passende Struktur gefunden, ziehen Sie sie strikt durch – nur dann funktioniert’s! Das gilt unabhängig davon, ob die Dokumente analog, also in Papierform, oder digital als Dateien abgelegt werden sollen.

Die gängigsten Methoden für ein funktionierendes Ablagesystem sind:

• Alphabetisch: Ideal, wenn die meisten Unterlagen nach Namen von Auftraggebern, Patienten oder Kunden sortiert werden
• Thema oder Kategorie: Die meisten Ablagesysteme sind nach Thema oder Kategorie organisiert
• Numerisch/Chronologisch. Bietet sich an, wenn Unterlagen hauptsächlich aus nummeriertem oder datiertem Material bestehen, z.B. nach Aufträgen oder Rechnungen

Beschriften und markieren

Das beste und durchdachteste Ablagesystem trägt aber nur dann zur effektiveren Büroorganisation bei, wenn die Unterlagen auch akribisch beschriftet werden. Markieren Sie also alle Unterlagen, Dokumente und Materialen anhand Ihres Ablagesystems. Ordner beschriften können Sie entweder mithilfe eines Permanentmarkers direkt auf dem Ordnerrücken (Sie erhalten bei uns Ordner mit selbstklebenden Beschriftungsfeldern) oder mithilfe von einschiebbaren Rückenschildern für Ordner. Bei Gegenständen, die nicht direkt beschriftet werden können, können Sie sich entweder mit Etikettiermaschinen und Beschriftungsgeräten wie zum Beispiel dem DYMO LabelManager oder anderen Klebeetiketten helfen. Wenn aber auch ein bekleben des Gegenstandes selber nicht in Frage kommt, eignen sich super Druckverschlussbeutel mit Beschriftungsfeldern.

Farbsysteme eignen sich hervorragend, um Themenfelder, Zuständigkeiten oder Dringlichkeiten zu markieren. Entscheiden Sie sich für eine klare Zuordnung nach Farben, sind Unterlagen auf den ersten Blick erkenn- und zuordenbar. Kennt man aus dem Schulunterricht: Blau ist Mathe, rot für Deutsch 😉

Sortieren, Sortieren, Sortieren

Alle Unterlagen werden nun nach Kategorien sortiert. Vermeiden Sie zu hohe Stapel und bilden Sie stattdessen lieber weitere Unterkategorien. Besteht ein Stapel jedoch aus nur wenigen Blättern, überdenken Sie die Kategorienbezeichnung. Eventuell kombinieren Sie mehrere kleine Stapel und finden einen neuen Kategorien-Namen? Mehrseitige Dokumente „bündeln“ Sie am besten mithilfe eines Hefters (gibt es klassisch mit Klammern, aber auch klammerlos oder elektrisch). Alternativen sind auch die Büroklammer oder der Heftstreifen praktisch.

Die Ablage

Für die Ablage sind die sogenannten Dokumentenmappen oder Sammelmappen ideal. Achten Sie auf eine gut sichtbare Beschriftung oder Etikettierung. Nun haben Sie auf dem Schreibtisch keine losen Unterlagen „herumfahren“ – perfekt für eine funktionierende Büroorganisation. Die Briefablagen, Briefkörbe oder Schubladenboxen auf dem Schreibtisch dienen lediglich zur Zwischenablage und beherbergen nur die Unterlagen, die unmittelbar bearbeitet werden müssen (Posteingang, offene Rechnungen, aktuelle Projekte…). Alles andere wird am Ende eines Arbeitstages in das Ablagesystem einsortiert. Dies erfordert Disziplin und gelingt ein wenig leichter mit den niedrigen Ablagekörben von rund 7 cm Höhe – da diese zu einem früheren Zeitpunkt durch schieres Überlaufen zum Sortieren zwingen. Gut aufgehoben sind Unterlagen, die nicht direkt griffbereit sein müssen, in Archivboxen. Das schafft Ordnung im unmittelbaren Arbeitsumfeld und sorgt so für sichtbar bessere Büroorganisation. Denken Sie auch hier an die eindeutige Beschriftung, um im Zweifel doch schnell wieder zugreifen zu können.

Archivieren

In regelmäßigen Abständen gehen Sie nun Ihre Dokumentenmappen durch: Welche Projekte sind beendet? Welche Unterlagen laufender Projekte werden im aktuellen Ablauf nicht mehr benötigt? Diese Unterlagen werden dann archiviert – die Dokumentenmappen in passenden Archivboxen, Aktenordner praktischerweise in einer von vorne einsehbaren Multifunktions-Box  (erleichtert das Wiederfinden einzelner Ordner – vorausgesetzt, diese wurden ordnungsgemäß beschriftet!). Praktisch für die Archivierung von Hängeregistermappen: Die speziellen Universalbehälter, in die sich die Hängemappen einfach archivieren lassen.

Was gehört zu einer sinnvollen Büroausstattung?

Das Büro wird, wie jeder andere „Kosmos“ auch, digitaler. Während noch vor 15 Jahren auf jedem Schreibtisch unabdingbar Notitzblock, Stifte, Post-Its, Locher und Tesaabroller sowie die gute, alte Tippex-Maus (übrigens: Die gibt es immer noch 🙂 : Korrekturroller) zur absoluten Standardausrüstung gehörten, macht die papierfreie Kommunikation diese Art von Helfern oft überflüssig. Aber auch hier gehen die Vorlieben stark auseinander: Während der eine Kollege Informationen gerne per Telefon bespricht, schreibt der andere deutlich lieber eMails. Während der eine seine ToDo-Listen gerne digital führt, braucht der andere hier immer noch das analoge Schreiben, um sich und seine Gedanken zu ordnen. Was also neben dem PC oder dem Notebook heute noch auf einen Schreibtisch gehört, ist stark persönlichkeitsabhängig.

Arbeiten jedoch mehrere Personen an denselben Projekten, muss hier eine Art Konsens gefunden werden. Insbesondere, weil längst nicht mehr 100% der Arbeitszeit im (gemeinsamen) Büro geleistet wird, sind Tools zur digitalen Aufgabenstrukturierung und Planung wichtig geworden. Ein effektives Projektmanagement klappt mit der richtigen Software (Übersicht: Die besten Projektmanagement-Tools). Diese erfordert zu Beginn erstmal viel Übung und Ausprobieren, führt aber schon schnell zu einer immens besseren Büroorganisation: Beim Anlegen der Aufgaben ist man direkt „gezwungen“, sich eine geeignete Struktur und Zuordnung zu überlegen. Zeitrahmen, Dauer und Zuständigkeiten bis in die kleinste Unteraufgabe können zugewiesen werden, Informationen zum Projekt (Text, Bild, Dateien) liegen zentral und von überall (und jederzeit) zugreifbar an einem Ort. Während eines Projektes kann zu jeder Aufgabe der aktuelle Status festgehalten werden, jeden Morgen werden einem, wenn gewünscht, direkt die dringlichsten ToDos angezeigt. So ist Zeitmanagement, das Überblicken von ToDo-Listen und das Deligieren von Aufgaben leicht umsetzbar. Ist das Projekt beendet, wird es digital archiviert – mit allen Infos und damit auch zu späterem Zeitpunkt jederzeit nachvollziehbar.

Ist Organisation im Büro wirklich alles?

Am Ende des Tages werden, selbst mit der besten Büroorganisation, nicht selten Aufgaben liegen geblieben sein. Sagen Sie sich, dass Sie einen guten Kampf gekämpft haben. Klopfen Sie sich auf die Schulter und strukturieren Sie, unter Einbindung der liegengebliebenen Arbeit, die Aufgaben für den kommenden Tag um. Was hat Priorität? Oder, wie unsere französischen Kollegen sagen: Une chose apres l’autre – eins nach dem anderen!

Wenn Ihnen aber das Gefühl, es (mal wieder) nicht geschafft zu haben über einen längeren Zeitraum hinweg zusetzt, wird es Zeit, etwas Grundlegendes zu ändern. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und Ihrem Chef über Ihr Arbeitspensum. Wer kann Aufgaben übernehmen? Wie lassen sich anfallende Arbeiten umstrukturieren? Auch gelegentlich einmal „Nein“ zu sagen gehört zu guter Organisation!